Att arrangera en konferens
När du ska arrangera en konferens kan du samordna det hela själv alternativt ta hjälp av ett företag. Vilket du väljer kan förstås bero på huruvida du har en stor eller liten budget, men även på hur många besökare du väntas få eller vad syftet med konferensen är. Oavsett om konferensen väntas bli stor eller liten, påkostad eller ekonomisk kan den med god planering och eftertänksamhet bli väldigt bra.
Ska du ta hjälp av en konferensarrangör är det viktigt att du har ett möte med denna i ett tidigt skede. Vid ett sådant möte är det bra om du lägger fram och förklarar för arrangören vad det är du har tänkt dig mer exakt (antal besökare, catering, utrustning o.s.v.). Du kan vid detta tillfälle givetvis även ställa frågor till arrangören och t.ex. be om referenser. Det är viktigt att du känner att din arrangör är tillförlitlig. Skulle du känna dig osäker kan du alltid ta kontakt med företag som tidigare köpt deras tjänster och höra vad de säger.
En av de viktigaste faktorerna för att en konferens ska lyckas är platsen den hålls på. Konferensen är till för att exempelvis dina anställda ska få utvecklas och lära sig något nytt. Detta görs enklast på en ny plats och i en ny lokal där dessa inte känner sig för hemmastadda. Miljön ska inspirera och locka fram kreativitet bland konferensdeltagarna.
När gruppen lämnar sin vanliga miljö och träder in i en ny kan detta även påverka gruppen positivt genom att det verkar sammansvetsande på individerna. Om du vill hålla din konferens på en speciell konferensanläggning eller på ett hotell är upp till dig. Är konferensen långt från dess besökares hemort kan dock ett hotell vara bäst då du kan samordna konferensens lokal med boende för dess besökare och på så sätt undvika onödiga transporter.
Utöver lokalen är underhållningen viktig. Om du ska ha en eller flera föreläsare på din konferens är det viktigt att du har kollat upp dessa ordentligt och vet att de faktiskt är bra. Ingen uppskattar eller tjänar på att slösa sin tid på att lyssna på ett dåligt föredrag. Se till att föredragen som ska hållas är relevanta för konferensens syfte. Om det istället är så att konferensen är till för att locka kunder och att du eller ditt företag själva ska stå för föredragen är det givetvis istället viktigt att ni bjudit in människor från rätt målgrupp så att era åhörare är intresserade.
Utöver detta är det bra om det finns program tryckta, att tidsschemat är noggrant upplagt, att teknisk utrustning är checkad så att den fungerar felfritt samt att mat och dryck finns tillgängligt för besökarna. Väntas besökare med funktionshinder eller dylikt är det också viktigt att du förberett för dem så att deras vistelse på konferensen också blir en positiv upplevelse.

Att arrangera en konferens

När du ska arrangera en konferens kan du samordna det hela själv alternativt ta hjälp av ett företag. Vilket du väljer kan förstås bero på huruvida du har en stor eller liten budget, men även på hur många besökare du väntas få eller vad syftet med konferensen är. Oavsett om konferensen väntas bli stor eller liten, påkostad eller ekonomisk kan den med god planering och eftertänksamhet bli väldigt bra.
Ska du ta hjälp av en konferensarrangör är det viktigt att du har ett möte med denna i ett tidigt skede. Vid ett sådant möte är det bra om du lägger fram och förklarar för arrangören vad det är du har tänkt dig mer exakt (antal besökare, catering, utrustning o.s.v.). Du kan vid detta tillfälle givetvis även ställa frågor till arrangören och t.ex. be om referenser. Det är viktigt att du känner att din arrangör är tillförlitlig. Skulle du känna dig osäker kan du alltid ta kontakt med företag som tidigare köpt deras tjänster och höra vad de säger.

En av de viktigaste faktorerna för att en konferens ska lyckas är platsen den hålls på. Konferensen är till för att exempelvis dina anställda ska få utvecklas och lära sig något nytt. Detta görs enklast på en ny plats och i en ny lokal där dessa inte känner sig för hemmastadda. Miljön ska inspirera och locka fram kreativitet bland konferensdeltagarna.

När gruppen lämnar sin vanliga miljö och träder in i en ny kan detta även påverka gruppen positivt genom att det verkar sammansvetsande på individerna. Om du vill hålla din konferens på en speciell konferensanläggning eller på ett hotell är upp till dig. Är konferensen långt från dess besökares hemort kan dock ett hotell vara bäst då du kan samordna konferensens lokal med boende för dess besökare och på så sätt undvika onödiga transporter.

Utöver lokalen är underhållningen viktig. Om du ska ha en eller flera föreläsare på din konferens är det viktigt att du har kollat upp dessa ordentligt och vet att de faktiskt är bra. Ingen uppskattar eller tjänar på att slösa sin tid på att lyssna på ett dåligt föredrag. Se till att föredragen som ska hållas är relevanta för konferensens syfte. Om det istället är så att konferensen är till för att locka kunder och att du eller ditt företag själva ska stå för föredragen är det givetvis istället viktigt att ni bjudit in människor från rätt målgrupp så att era åhörare är intresserade.
Utöver detta är det bra om det finns program tryckta, att tidsschemat är noggrant upplagt, att teknisk utrustning är checkad så att den fungerar felfritt samt att mat och dryck finns tillgängligt för besökarna. Väntas besökare med funktionshinder eller dylikt är det också viktigt att du förberett för dem så att deras vistelse på konferensen också blir en positiv upplevelse.